Архивный отдел администрации Невельского городского округа

График работы отдела:

Пн-Чт: с 8.30 до 12.30 и с 14.00 до 17.15

Пт: с 8.30 до 12.30 и с 14.00 до 17.00

Прием граждан, представителей организаций: (еженедельно) вторник с 9.00 до 17.00. Обед: с 12.30 до 14.00.

Архивный отдел администрации Невельского городского округа является структурным подразделением администрации, без права юридического лица, уполномоченным в решении комплекса вопросов по реализации политики в области архивного дела администрацией Невельского городского округа.

• Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами РФ, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами Сахалинской области, нормативными правовыми актами Губернатора и Правительства Сахалинской области, нормативными документами в области архивного дела, Уставом муниципального образования «Невельский городской округ», правовыми актами Собрания Невельского городского округа, правовыми актами администрации Невельского городского округа, Положением об отделе.
• Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими структурными подразделениями администрации Невельского городского округа,   иными органами местного самоуправления Невельского городского округа, предприятиями, учреждениями,  организациями и общественными объединениями, расположенными на территории муниципального образования «Невельский городской округ», архивными службами  Сахалинской области, министерством культуры и архивного дела Сахалинской области.

• Основными задачами отдела являются:

• Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению;
• Формирование архивных фондов, комплектование архивного отдела документами органов местного самоуправления, муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений, негосударственных организаций, граждан, в том числе документами поселений, имеющими историческое, социальное, экономическое, политическое, культурное значение для муниципального образования;
• Информационное обеспечение федеральных, государственных учреждений и организаций, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных архивов, организаций, учреждений и предприятий, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, обеспечение их законных интересов;
• Организационно-методическое руководство в деятельности архивов организаций и постановкой делопроизводства в органах местного самоуправления, муниципальных организациях, содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных полномочий администрации Невельского городского округа в сохранении, комплектовании и использовании их архивов;
• Осуществление мероприятий по совершенствованию работы отдела, архивов учреждений, организаций, их экспертных комиссий;
• Осуществление контроля за соблюдением и исполнением законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Сахалинской области, Министерства культуры и архивного дела Сахалинской области в области архивного дела собственниками документов Архивного фонда.
• Предоставление муниципальных услуг в соответствии с утвержденными административными регламентами.

• При решении поставленных задач отделом осуществляются следующие функции:

• отдел принимает меры по проведению комплекса мероприятий по оорганизации материально-технического обеспечения, созданию нормативных условий хранения документов в помещениях архивного отдела, архивохранилищах для обеспечения их оптимального хранения путем создания и соблюдения противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов с применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов, исключающих их хищение и утрату;
• ведет учет документов, находящихся на хранении, осуществляет планирование основных направлений и результатов деятельности отдела, представляет сведения, отчеты о результатах деятельности
• ведет систематическую работу по уточнению списка организаций, предприятий, учреждений – источников комплектования отдела, по оформлению соглашений с негосударственными организациями, включенными в список источников комплектования отдела, федеральными организациями, действующими на территории Невельского района, на основании типового соглашения по оказанию методической помощи.
• проводит проверку технического, физического и санитарно-гигиенического, физико-химического состояния документов, подлежащих приему на постоянное хранение;
• согласовывает положения о действующих экспертных комиссиях источников комплектования отдела, акты о выделении к уничтожению документов по истечению сроков временного хранения, не подлежащих хранению, описи документов постоянного хранения, документов по личному составу и долговременного сроков хранения, описи фотодокументов, номенклатуры дел источников комплектования отдела, ликвидированных организаций и предприятий, в том числе в результате банкротства;
• организует комплекс мероприятий по приему на хранение документов постоянного, долговременного хранения и документов по личному составу от источников комплектования, негосударственных организаций, граждан по договору, ликвидированных организаций, предприятий, в том числе в результате банкротства, в неупорядоченном состоянии (бесхозно-брошенных документов) по поступающей в отдел информации, обеспечивает их сохранность и использование в социально-правовых целях;
• проводит работу по розыску архивов ликвидированных предприятий, организаций, осуществлявших свою деятельность на территории Невельского района, в последствии прекративших свою деятельность и не передавших документы на хранение в отдел;
• организует исполнение запросов социально-правового характера, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации, тематических запросов - о предоставлении информации по определенной проблеме, событию, факту, библиографических запросов, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц, генеалогических запросов - о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух и более лиц, истории семьи, рода;
• для обеспечения гласности и информирования граждан, представителей организаций, учреждений различных форм собственности по вопросам архивного законодательства в рамках деятельности отдела, отдел осуществляет:

      - личный прием,      подготовку ответов   на обращения,    жалобы,      предложения;

      - размещение информации в помещении отдела, на  официальном   Интернет-сайте

      администрации        Невельского   городского   округа,   в  средствах          массовой

      информации;

• оказывает    практическую   и     методическую   помощь  в разработке, оформлении

      положений об   архивах   организаций,   экспертных   комиссиях,    в     составлении

номенклатур дел, описей дел, осуществляет их дальнейшее согласование;

• обеспечивает в пределах своей компетенции режим защиты информации, составляющей конфиденциальные, персональные сведения;
• осуществляет контроль за работой архивов организаций, предприятий - источников комплектования архивного отдела, организацией документов в делопроизводстве источников комплектования;
• разрабатывает проекты правовых актов по вопросам управления архивным делом, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда.

• В рамках реализации Федерального закона от 27.07.2010г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» архивным отделом в соответствии с Административными регламентами предоставления муниципальных услуг осуществляется  предоставление 4 муниципальных услуг:

1. Муниципальная услуга: «Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов».

2. Муниципальная услуга: «Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей».

3. Муниципальная услуга: «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов».

4. Муниципальная услуга: «Обеспечение пользователям доступа к архивным документам, находящимся на хранении в архивной службе муниципального образования «Невельский городской округ»

Все муниципальные услуги оказываются архивным отделом администрации Невельского городского округа бесплатно.

• Состав документов, находящихся на хранении в архивном отделе:

1. В состав архивного фонда Отдела входят документы постоянного срока хранения федеральных, государственных органов, органов местного самоуправления, администраций сел, поселений, структурных подразделений администрации Невельского городского округа, муниципальных унитарных предприятий,  муниципальных учреждений, включая казенные, предприятий, организаций – источников комплектования Отдела и документы по личному составу ликвидированных предприятий и организаций района.

2. Документы физических и юридических лиц, в том числе документы личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания лиц, деятельность которых связана с историей города и района.

3. Фотодокументы, отображающие прошлое и настоящее города и района.

4. Печатные иллюстрированные и другие материалы, дополняющие фонды архивного отдела.

5. Учетные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые в практической работе отдела.

Состав отдела:

Начальник архивного отдела
Подопросветова Оксана Евгеньевна, тел. 6-12-54, ул.Советская. 55, 3-й этаж, каб. № 2.
Проводит личный прием граждан: вторник с 9.00 до 12.30 и с 14.00 до 17.00.

• В соответствии с функциями отдела обеспечивает комплектование, сохранность и государственный учет документов Архивного фонда.
• Организовывает работу и контроль по использованию документов в научных, исторических, социально-культурных, социально-правовых целях для обеспечения прав и законных интересов граждан.
• Планирует и организует исполнение основных направлений и результатов деятельности отдела исходя из текущего анализа состояния архивного дела и перспектив его развития с учетом имеющихся кадровых возможностей.

Главный архивист
Вдовина Татьяна Владимировна, тел. 6-12-54, ул.Советская. 55, 3-й этаж, каб. № 4.

Архивист
Ким Наталья Борисовна, тел. 6-12-54, ул.Советская. 55, 3-й этаж, каб.№ 3

Архивист 
Дементьева Галина Анатольевна, тел. 6-12-54, ул.Советская. 55, 3-й этаж, каб. № 3.

• Работники архивного отдела, исходя из основных задач архивного отдела, осуществляют работу по следующим  направлениям: комплектование (формирование) архивного отдела, учет и использование архивных документов, находящихся на хранении в архивном отделе.

Краткая историческая справка:

В соответствии с «Положением о Государственном архивном фонде Союза ССР» в районных центрах образованы районные государственные архивы и в городах республиканского, краевого и областного подчинений – городские государственные архивы.

Руководствуясь данным Положением, Невельский городской государственный архив УВД Сахоблисполкома начал свою работу с марта месяца 1959 года. Информация представлена на основании отчета Невельского городского государственного архива от 05.02.1960г. Основной документ, подтверждающий официальную дату возникновения архивного отдела, отсутствует.

Помещение архива имело площадь 11,5кв.м, было оборудовано стеллажами общей протяженностью 20 погонных метров.

По состоянию на 05.02.1960г. на хранении находились документальные материалы 7 фондов в количестве  1431 единицы хранения, в том числе:

1.Рыбновская Моторно-рыболовная станция –               16 ед.хр.

2.Горнозаводская Моторно-рыболовная станция –        14 ед.хр.

3.Правдинская Моторно-рыболовная станция –              41 ед.хр.

4.Невельская Моторно-рыболовная станция – пост.хр.-148 ед.хр.

                                                                            - врем.хр.- 275 ед.хр.

5.Горнозаводский рыбкооп                             - пост.хр. – 171 ед.хр.

                                                                            - врем.хр.– 613 ед.хр.

6.Невельский райпромкомбинат                     - врем.хр.– 15 ед.хр.

7.Невельский смешанный торг                                        - 138 ед.хр.

Документальные материалы временного срока хранения находились в кладовой общего отдела горисполкома.

Первые четыре фонда поступили на хранение в июне 1959 года.

В соответствии с распоряжением исполнительного комитета Сахалинского областного Совета депутатов трудящихся от 24.06.1959г. №286, руководствуясь приказом МВД СССР от 01.07.1959г. № 360, исполнительный комитет Невельского городского Совета депутатов трудящихся, распоряжением от 01.07.1959г. №32, обязал директора Невельского торга Управления торговли облисполкома, председателя Горнозаводского рыбкоопа передать документальные материалы, имеющие историческое и практическое значение, в Невельский городской государственный архив УВД Сахоблисполкома.

Фонд №5 был принят на хранение в августе 1959 года, фонд №7 в декабре 1959г.

За период с 15 апреля 1959 года по 01 января 1960г. в государственный архив поступило 30 запросов от трудящихся, по которым выданы 42 архивные справки. На три запроса даны отрицательные ответы по причине отсутствия документальных материалов. Кроме того, давались сведения и ответы на запросы учреждений и организаций.

За отчетный период в госархиве занималось 5 человек с документами имеющихся фондов, которым для работы было выдано до 50 ед.хранения. Заведующим Невельским городским государственным архивом являлась И.Сайченко.

Работа городского архива строилась на основании плановых заданий, бюджет времени на которые рассчитывался с учетом чел/дней.

Согласно сведениям, указанным в отчете, по состоянию на 05.02.1960г. Невельским горисполкомом было выделено новое помещение для городского архива. Общая площадь помещения составляла 60 кв.метров, высота помещения 2,5 метров.

08.07.1960г. городской архив был переведен в новое одноэтажное помещение по ул.Рыбацкая, которое имело 3 комнаты. Две комнаты были оснащены стеллажами общей протяженностью 100 погонных метров, третья комната являлась рабочей. Отопление печное, топка выходила в рабочую комнату.

В 1964г. сотрудники архива работали в экстремальных условиях: помещение архива пришло в негодность, совершенно не отапливалось, стены нарушены, освещение отсутствовало. Несмотря на все трудности необходимая работа проводилась в соответствии с плановыми заданиями.

В 1965 году приостановлен прием документов от организаций, т.к. помещение находилось в крайне плохом состоянии. В конце августа 1965г. Невельский госархив временно был перемещен в подвальное помещение (одна комната 30 м.кв.), где сначала не было света, отопления, документы размещались прямо на полу. В ноябре 1965г. был произведен ремонт.

В 1965 году на территории Невельского района осуществляли свою деятельность 58 предприятий, организаций и учреждений., при Невельском горисполкоме работало 11  отделов.

Во многих организациях и предприятиях были созданы экспертные комиссии по отбору документальных материалов на постоянное и временное хранение. Наряду с положительными результатами в работе учреждений и предприятий по ведению текущего делопроизводства и сохранности документов имелись серьезные недостатки, в том числе ни в одной организации не имелось отдельных помещений, обеспечивающих полную сохранность документальных материалов.

18.03.1965г. исполком Невельского городского Совета депутатов трудящихся принял решение «О мерах по улучшению архивного дела в районе», в котором обязал всех руководителей учреждений города, а также заведующих отделами горисполкома, произвести упорядочение документальных материалов, оформить и подготовить документы для сдачи на государственное хранение, а также повысить контроль за их сохранностью.

Решением исполнительного комитета Невельского городского Совета депутатов трудящихся от 12.08.1970г. № 195 «О ходе выполнения мероприятий по выполнению постановления Совета министров РСФСР от 27.05.1969г. № 327 «О мерах по дальнейшему улучшению архивного дела в РСФСР» учреждениями и предприятиями Невельского района», отмечено, что в районе проведена определенная работа по улучшению постановки документальной части делопроизводства, упорядочению и обеспечению сохранности документов, намечены пути решения недостатков.

Так в 1970-1972 годах в районе упорядочено около 3000 дел постоянного и долговременного сроков хранения. Темпы обработки материалов в 1972 году заметно возросли. Почти полностью завершено упорядочение документальных материалов в отделах горисполкома, улучшено хранение документов в исполкомах горсель-поссоветов. Текущее делопроизводство велось по номенклатурам дел. Интенсивнее стали использоваться документы государственного хранения.

Однако, состояние архивного дела в районе еще не отвечало полностью требованиям постановления Совета Министров РСФСР от 27.05.1969г. № 327, его исполнение на предприятиях и в организациях было поставлено слабо.

В 1977 году при подведении итогов работы архивных учреждений Сахалинской области за 1976 год архивным отделом Сахалинского облисполкома отмечена хорошая работа Невельского городского государственного архива (зав. Константинова П.М.), как выполнившего и перевыполнившего основные показатели плана. (Письмо архивного отдела исполкома Сахалинского областного Совета депутатов трудящихся от 20.01.1977г. № 55).

Решением Невельского городского Совета народных депутатов от 17.03.1978г. «О мерах по обеспечению сохранности архивных документов и дальнейшем развитии архивного дела в районе» отмечена работа городского архива. «За последние два года в районе приведено в порядок свыше 1800 дел постоянного хранения и более 950 по личному составу, на государственное хранение в городской архив принято около 1500 дел. около 70 шт. фотодокументов. Темпы обработки материалов в учреждениях и организациях заметно возросли. Полностью закончено упорядочение документальных материалов постоянного и долговременного сроков хранения в исполкомах Невельского и поселковых Советов, в исполкоме Горнозаводского городского Совета, в отделах Невельского горисполкома (горплан, комитет народного контроля, инспектура госстатистики, отдел культуры, комитет по физической культуре и спорту, отдел торговли), в Сахалинском мореходном училище, комбинате коммунальных предприятий и благоустройства, морском рыбном порту, лесхозе, редакции газеты «Ленинец».

Решением исполнительного комитета Невельского городского Совета народных депутатов от 26.04.1979г. № 135 «Об изменении состава Совета содействия архивного дела» в целях помощи деятельности городского архива, усиления контроля за состоянием архивного дела в районе и в связи с выбытием из состава Совета четырех членов Совета, исполкомом утвержден новый состав Совета содействия архивному делу в количестве 12 человек. Заместителем председателя  Совета утверждена заведующая городским государственным архивом Невельского горисполкома – Константинова П.М.

Решением исполнительного комитета Невельского городского Совета народных депутатов от 09.06.1980г. № 233 «Об общественной инспекции при горисполкоме по контролю за исполнением решений» в состав общественных инспекторов инспекции включена заведующим госархивом – Константинова П.М.

Приказом архивного отдела Сахалинского облисполкома от 15.09.1981г. № 27 «О выполнении архивными учреждениями области плана развития архивного дела и принятых социалистических обязательств за первое полугодие 1981года» отмечено перевыполнение планового задания за первое полугодие и принятые социалистические обязательства по усовершенствованию и переработке описей фондов управленческой документации и личного происхождения, по каталогизации, экспертизе и утверждению описей на ЭПК архивного отдела,  Невельским государственным архивом.

Решением исполнительного комитета Невельского городского Совета народных депутатов от 23.03.1981г. № 78 «О проведении смотра-конкурса на лучшее состояние делопроизводства и архивов между городскими, сельскими и поселковыми Советами» в соответствии с решением исполкома областного Совета народных депутатов от 25.10.1977г. № 488 «О мероприятиях по выполнению постановления Совета министров РСФСР от 31.05.1977г. № 390 «О мерах по обеспечению сохранности архивных документов и дальнейшего развития архивного дела в РСФСР» проведен вышеуказанный смотр-конкурс. Председателем комиссии по его проведению назначена заведующая городским государственным архивом Константинова П.М.

В соответствии с протоколом комиссии по проведению конкурса победителем признан Ясноморский поселковый Совет народных депутатов.

Под руководством заведующей госархива Константиновой П.М. проведена большая работа по улучшения состояния архивного дела в районе.

С сентября 2006г. по настоящее время руководителем отдела является Подопросветова Оксана Евгеньевна.

Руководители отдела:

С момента начала работы архива заведующим Невельским городским государственным архивом являлась И.Сайченко.

14.05.1962г. была осуществлена передача документов архива в связи со сменой заведующего. Документы приняты исполняющей обязанности заведующего городским архивом Т.И. Кашириной.

На дату передачи на хранении находилось 53 фонда.

22.06.1963г. заведующей т.Шульга от Кашириной принято 57 фондов, находящихся на хранении.

06.11.1963г. бывшей заведующей Невельского государственного архива Кругловой были переданы документы 60 фондов заведующей Соловьевой Д.Г.

15.07.1965г. Соловьевой Д.Г. переданы документы 67 фондов вновь принятой заведующей Лемешевой Л.Г.

15.06.1972г. переданы документальные архивные материалы вновь назначенному заведующему Дерябиной А.Н. в количестве 73 фондов.

С 27.02.1975г. заведующим госархива назначена Щербатюк Н.Т., в архиве на хранении уже находятся 80 фондов.

С 1976г. заведующим госархива являлась Константинова П.М.

С сентября 2006г. по настоящее время начальником архивного отдела является Подопросветова О.Е.

По состоянию на 01.01.2024г. на хранении в архивном отделе находится  114 фондов.

Список фондов

архивного отдела администрации Невельского городского округа

на 01.01.2024г.

Итого на 01.01.2024г.     114          фондов (27302 дел на хранении)

Кол-во ед. хр. постоянного срока хранения  _________12753_______________

Кол-во ед. хр. по личному составу _________________14333_______________

Кол-во ед. хр. личного происхождения _______________21________________

Кол-во ед. хр. НТД __  _____________________________-_________________